راهنمای سامانه مدیریت برگزاری همایشهای علمی
راهنمای کاربران
راهنمای کاربران (فیلم آموزشی به فرمت فلش)
برگزاری کارگاهها با استفاده از سامانه مدیریت برگزاری همایشهای علمی سینا وب صورت می‌گیرد. راهنمای کاربران نیز در واقع راهنمای اصلی سامانه برای مدیریت برگزاری همایشهای علمی است. دانشگاهها و موسسات پژوهشی می‌توانند از این سامانه برای مدیریت برگزاری همایشهای علمی خود استفاده کنند. برای اطلاع بیشتر با مدیریت ارتباط با مشتری شرکت شریف پردازشگر دانش به شماره 44293356 تماس حاصل فرمایید.
راهنمای شرکت در کنفرانس
راهنمای ارسال مقاله
افرادی که متقاضی شرکت در یک همایش هستند ابتدا باید در سامانه ثبت نام کرده و سپس با فعال سازی نام کاربری خود، فرم شرکت در همایش را تکمیل کنند. در برخی موارد، تکیمل فرآیند شرکت در همایش مشروط به پرداخت هزینه شرکت در همایش است.
برای ارسال مقاله نیز ابتدا باید در سامانه ثبت نام کرد و سپس با فعال سازی نام کاربری، چکیده یا اصل مقاله را ارسال کرد.
لازم به ذکر است با توجه به اینکه همایشها معمولا در بازه زمانی خاصی برگزار می‌شوند، امکان ثبت نام و ارسال مقاله نیز باید در همان چارچوب زمانی اعلام شده انجام پذیرد.
یکی از مزایای سامانه سیناوب، امکان ثبت نام به صورت گروهی است. اشخاص حقوقی که در برخی موارد به عنوان حامی برگزاری همایشهای علمی محسوب می‌شوند، این امکان را دارند تا حسب توافق با مدیران برگزاری همایش تعداد مشخصی از افراد مورد نظر را در همایش ثبت نام کنند.
جزئیات و مراحل ثبت نام به شرح زیر است:
1- عضویت در سامانه همایش
2- تکمیل فرم ثبت نام
3- وراد کردن ایمیل صحیح برای ارسال نام کاربری
4- تکمیل فرم شرکت در ثبت نام
5- ارسال مقاله در صورت تمایل
عضویت در سامانه همایش
فرم ثبت نام:
- فرم ثبت نام باید به دقت تکمیل شود.
- ابتدا مشخص کنید به چه عنوان در سامانه ثبت نام می‌کنید: به عنوان شخص حقوقی یا شخص حقیقی. در مواردی که موسسات و سازمانها به عنوان حمایت کننده یک همایش ثبت نام می‌کنند، امکان ثبت نام تعداد مشخصی از کارکنان و همکاران خود را برای شرکت در همایش یا کارگاههای آموزشی را دارند. فقط اشخاص حقوقی امکان ثبت نام برای حضور در نمایشگاههای جانبی را دارند. بنابراین چنانچه موسسه یا سازمانی متقاضی شرکت در نمایشگاه باشد یا درخواست داشته باشد تا به عنوان حمایت کننده در همایش حضور داشته باشد، باید با عنوان شخص حقوقی ثبت نام کند.
- عنوان خود را مشخص کنید. مکاتبات با همین عنوان با شما انجام می‌گیرد.
- نام، نام خانوادگی، سطح تحصیلات، رتبه علمی و رشته تخصصی را به دقت وارد کنید. این اطلاعات به برگزار‌کنندگان همایش کمک می‌کند تا در مواردی که محدودیت تعداد افراد شرکت کننده وجود دارد، بتوانند تصمیم مناسبت‌تری اتخاذ کنند.
- در مورد همایشهای بین‌المللی که به صورت دو زبانه برگزار می‌شود، معادل انگلیسی مشخصات فردی خود را به دقت وارد کنید.
- شماره تلفن، شماره تلفن همراه نیز از موارد ضروی است. با توجه به اینکه در بسیاری موارد نیاز به اطلاع رسانی فوری وجود دارد و مسئولین برگزاری همایش باید در یک بازه زمانی مشخص، افرادی که مقالاتی را ارئه می‌دهند را اعلام کنند، بنابراین شماره قابل دسترس را اعلام فرمایید.
- در صورتی که صفحه اختصاصی دارید با استفاده از دگمه‌های Ctrl+C و Ctrl+V آدرس دقیق را کپی کرده ودر محل مورد نظر وارد کنید.
- نوع عضویت در سامانه: عضویت در سامانه همایش به صورتی یکی از چهار مورد زیر است:
- شرکت کننده به عنوان دانشجو،
- شرکت کننده به عنوان استاد،
- شرکت کننده به عنوان نویسنده و ارائه دهنده مقاله،
- شرکت کننده آزاد،
- در صورت امکان تصویر مناسبی از خود را در سامانه بارگذاری کنید.
- شهر محل سکونت یا کار، نشانی پستی به هرماه کد پستی و همچنین سازمان محل تحصیل یا خدمت را به همراه پست سازمانی یا نوع اشتغال به کار مثلاً دانشجوی رشته روابط بین الملل د انشگاه تربیت مدرس یا عضو هیأت علمی دانشگاه ... را ثبت کنید.
- برای تکمیل ثبت نام نشانی پست الکترونیکی، و نام کاربری را هم به دقت وارد کنید. آدرس ایمیل شما می‌تواند به عنوان نام کاربری محسوب شود. توصیه می‌شود از آدرس پست الکترونیکی خود برای تکمیل فرآیند ثبت نام استفاده کنید. با این حال، این امکان وجود دارد تا از نام کاربری دلخواه استفاده کنید. چنانچه این نام قبلاً در سامانه ثبت نشده باشد، امکان استفاده از آن را دارید.
- از ایمیل صحیح استفاده کنید. در مواردی که رمز عبور را فراموش کنید، این امکان وجود دارد تا با ورود آدرس ایمیل صحیح، رمز عبور مجدداً ایجاد شده و به آدرس ایمیل شما ارسال گردد.
- در صورتی که توضیح خاصی ضروری به نظر می‌رسد، در بخش توضیحات وارد کنید.
- برای ثبت اطلاعات، شناسه امنیتی را وارد کرده و گزینه ذخیره را انتخاب کنید.
- فرم ثبت نام به مانند تصویر زیر است. تکمیل مواردی که با ستاره مشخص شده است، اجباری است.
- فقط یکبار در سامانه ثبت نام کنید.
- در صورتی که رمز عبور را فراموش کردید، از گزینه ارسال مجدد رمز عبور استفاده کنید.
- در صورتی که در سامانه ثبت نام کرده‌اید لیکن، نام کاربری یا آدرس ایمیل را نمی‌دانید با مدیر اجرایی همایش تماس حاصل کنید
نکات کلیدی و مهم
- رمز عبور را به خاطر بسپارید و پس از اینکه برای اولین بار وارد سامانه شدید، آن را تغییر دهید.
- عضویت در سامانه همایش به معنای ثبت نام در همایش نیست. پس از ورود به سامانه برای شرکت در همایش، فرم شرکت در همایش را تکمیل کنید.
- در صورتی که چکیده یا اصل مقاله را برای شرکت در همایش ارسال می‌کنید، اطلاعات مربوط به مقاله را به دقت در بخش مربوطه که توضیح آن به شرح زیر می‌آید وارد کنید.
- در برخی موارد، رمز عبور به پوشه SPAM ارسال می‌شود. لطفا در صورتی که ایمیل تأییدیه ثبت نام در سامانه را دریافت نکردید، ابتدا به این پوشه مراجعه کنید و مشخص کنید ایمیلیهای دریافتی از سامانه ،SPAM نیستند.
- پس از ورود به سامانه از گزینه های ارسال و پیگیری مقاله برای ارسال مقاله و از گزینه وضعیت ثبت نام در برنامه‌ها برای ثبت نام جهت شرکت در همایش استفاده کنید. در بسیاری موارد حضور در همایش مشروط به پرداخت هزینه‌های ثبت نام در همایش است.
- عنوان، چکیده و کلید واژگان اصلی را وارد کنید.
- در صورتی که نویسنده یا نویسندگان دیگری در تهیه و تدوین مقاله مشارکت داشته‌اند، نام، عنوان و آدرس ایمیل آنها را به دقت وارد کنید. سامانه در راستای اطلاع رسانی، به آنها نیز ایمیل ارسال می‌کند.
- موضوع مقاله را انتخاب کرده و چنانجه موضوع و حوزه کار تخصصی شما در فهرست موضوعات نیست به مدیر سامانه پیشنهاد دهید.
- توضیحات تکمیلی را وارد کرده و در نهایت فایل اصل مقاله را به هرماه سایر مستندات (در صورت لزوم) در سامانه بارگذاری کنید.
- توجه داشته باشید که در بسیاری موارد، ابتدا چکیده مقالات ارسال می‌شود و در صورت تأیید به نویسنده اطلاع داده می‌شود تا در بازه زمانی مشخصی اصل مقاله را از طریق سامانه ارسال کند.
- در صورتی که همه موراد به دقت تکمیل شده باشد، امکان ارسال مقاله را دارید. در غیر این صورت مجدد فرم مربوطه را بازبینی کنید و اطلاعات ضروری را در سامانه وارد نمایید.
- توجه داشته باشید به هنگام ثبت مقالات، از دگمه Back مرورگر استفاده نکنید. با استفاده از منوها و گزینه های مربوطه، بخش مورد نظر را تکمیل کنید. و دگمه بعدی را در پایین صفحه انتخاب کنید.
- در صورتی که افراد دیگری در تهیه و تدوین مقاله مشارکت دارند، نام و مشخصات آنها را به دقت در فرم مربوطه وراد کنید. چنانچه یکی از آنها به عنوان نویسنده مسئول مکاتبات می‌باشد، مشخص کنید. ترتیب قرار گرفتن نام نویسندگان را با استفاده از گزینه مربوطه در گوشه سمت چپ پایین فرم تعیین کنید.
- در صورت لزوم توضیحات بیشتری در رابطه با مقاله و معرفی خود ارائه دهید.
- برای تکمیل فرآیند ارسال مقاله، شرایط و ضوابط مربوطه را ببپذبرید.
- در ادامه اصل مقاله را در سامانه بارگذاری کنید. دقت داشته باشید که فقط یک فایل به عنوان اصل مقاله امکان ثبت در سامانه را دارد. به عبارت دیگر نویسنده نمی تواند با ارسال دو فایل، هر دو را به عنوان اصل مقاله در سامانه ثبت کند.
- پس از انتخاب فایل اصلی مقاله، دگمه ارسال فایل را انتخاب کنید. در صورت نیاز، توضیحات لازم در رابطه با محتوای فایلها ارائه دهید. با انتخاب گزینه "بعدی" چکیده و مشخصات مقاله شما نمایش داده می‌شود. با انتخاب گزینه ارسال مقاله، فرآیند ارسال مقاله به پایان می‌رسد. ایمیل تأییدیه دریافت چکیده یا اصل مقاله نیز به آدرس ایمیل شما ارسال می‌شود.